如何制定一个理想的看板工作流 - 看板管理知识

"看板"用起来很简单，对团队来说却是一个非常强大的工具。看板创建了一个可视化的工作流，展示团队内部如何协同工作，以及完成工作的全过程。这样的工作流，可以让团队直观了解项目每个阶段的推进情况，从而帮助团队提高生产效率。

最初，看板这个工具用在制造和研发团队中。后来，在看到这个工具所带来的强大帮助后，几乎所有行业的管理者们都用起来了。在本文中，我们将向您展示如何建立一个专业的看板工作流，促进团队创造奇迹。

当在看板板上以可视化的方式展示工作流时，团队可以清晰地了解到他们之间该如何协同工作。团队可以看到项目的哪些阶段运行良好，哪里存在瓶颈，以及是否需要为某些团队成员提供帮助从而保持项目正常进行。

看板工作流展示了简洁直观的工作概貌，所以管理者自然喜欢使用。管理者可以实时监控工作流，以了解他们团队的生产情况，进而为将来的项目优化工作流程。

看板工作流还有助于让相关方保持对项目的同步了解。如果你的上级主管可以直观地查看工作流，并确切地知道项目进展情况，他们就不必再屡屡督促你更新项目状态了。

看板简捷易用。它们很容易设置，但你需要先了解其工作机制。下面介绍如何创建看板工作流。

1. 注册看板工具

制定工作流的第一步是注册看板软件。ProjectManager.com 的看板工具可以免费使用 30天。可以先注册免费试用。用得好，再付费。

2. 添加团队成员

尽管看板也可以用于管理单个人员的工作，但是我们推荐将其用于团队协作，帮助更大。你进入看板软件后，可以邀请你的所有团队成员，这样他们就可以在你的项目上进行协作。

此时，您还可以邀请任何您希望了解项目信息的相关方。不过，你可能希望先把工作流建好之后再邀请他们，以便他们在第一次登录时有内容可看。

ProjectManager.com 可以在任何时候邀请新成员进入你的工作区，并为每个新团队成员设置不同的权限级别。这样可以控制每个人可以在工作区看到的内容。

3. 创建一个新的看板项目

你把团队成员邀请到工作区之后，需要创建第一个项目来承载工作流。导航到你屏幕右上角的绿色大“+”符号，点击它来添加一个新项目。为新项目命名，选择谁将在此项目上工作，然后单击“创建项目”。

所有项目细节都可以在以后编辑，所以不用太担心现在就把它设置周全。最重要的是，你启动了一个新项目，这样你就可以开始构建工作流。

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4. 添加所有任务

现在，新项目已经创建。导航到菜单中的“Board”选项卡，转到看板视图。在这里构建整个看板工作流。

在默认的看板上，你将看到已经构建的三列：To Do（待办项）、Doing（工作项）和 Done（完成项）。

To Do：本列将包含将要开展的所有任务。

Doing：本列将显示当前正在处理的所有任务。

Done：本列将显示已经完成的任务。

首先，将团队所有要开展的任务添加到“To-Do”。给每个新任务命名，并为其创建看板卡。在我们的示例中，我们将为一个营销团队创建看板工作流，该团队需要向其公司网站添加两个新网页。

我们在 To Do 列中添加了名为“New Webpage 1”和“New Webpage 2”的两个任务。然后，单击每个任务并添加有关该任务的更多信息，以便团队成员在开始工作时获得所需的所有信息。可以添加任务说明，开始日期和截止日期，并附加任何必要的文件。

5. 自定义列

在为项目的每个部分创建了任务之后，我们可以根据团队工作流的需要，自定义一些列。

在本例中，我们需要建立两个新的网页，但这说起来容易做起来难 - 有许多不同的人将参与这个项目。因此，我们将创建自定义列来表示网页创建过程的每个阶段。网页创建的不同阶段包括：内容撰写和编辑，网页设计，网页发布，以及推广。

由于这个看板工作流将比目前的标准三列更加复杂，因此我们将更新这些列。旧的列是

To-Do

Doing

Done

在我们自定义项目之后，新列是（从左到右）

To Do（待办项）

Write and Edit Content（撰写和编辑内容）

Design（网页设计）

Publish（网页发布）

Promote（推广）

6. 分配工作

现在，项目阶段已经创建并准备就绪，我们可以开始使用工作流了。由于创建网页所需要的第一件事是内容，我们将把“New webpage1”移到“Content”列中，并将任务分配给内容撰写人员。一旦任务分配给团队成员，他们就会收到一封电子邮件通知，开始着手工作。

看板工作流现已启动！在内容编写人员完成他们的工作后，他们可以将任务移到"Editing"，并将任务重新分配给编辑人员。在编辑完成后，任务就移到“Design”上，依此类推，直到网页完成。

你能看到整个任务在网页创建的整个流程中的流动，因此称为“工作流”。

一旦工作流启动并运行，重要的是要保持对它的关注以确保事情按计划顺利进行。有时候，如果有新的人员加入进来，你可能需要增加一列，而整个流程会变得比原来稍复杂一些。

此外，关注工作流中的瓶颈也很重要。瓶颈是项目陷入困境，停止前进的地方。

我们仍然以本例作为说明，也许你注意到这两个新的网页按计划应该在三天后发布，但目前它们都仍然在“Design”栏中。在这种情况下，您的网页设计人员可能是工作负担过重，因此你可能需要看看是否有其他设计人员可以提供帮助。